‘Doe mij maar een training Feedback’

3 voorwaarden om écht met elkaar in gesprek te gaan

‘Doe mij maar een halfje volkoren!’ ‘Doe mij maar twee koffie!’ ‘Doe mij maar een training Feedback!’ Het klinkt misschien een beetje gek in dit rijtje maar toch komen we vaak genoeg tegen dat een training Feedback met hetzelfde gemak wordt ingezet als dat er brood of koffie wordt besteld. Een paar uurtjes met het team aan de slag met feedback zorgt ervoor dat iedereen weer even een opfrisser krijgt en weer op scherp staat. Want laten we eerlijk zijn, iedereen kan wel feedback geven, het gebeurt gewoon te weinig. En dat is ook helemaal prima! Zolang de verwachtingen en intenties maar helder zijn.

Welk probleem wil je oplossen?

Op het moment dat je verwacht dat een training Feedback van een dag ervoor gaat zorgen dat er constructief iets verandert, trek je aan het kortste eind. Om teamleden en collega’s (van verschillende afdelingen) écht met elkaar in gesprek te laten gaan, is er meer voor nodig. Natuurlijk het helpt als je vaardig bent in het geven en ontvangen van feedback, maar veel waardevoller is het antwoord op de volgende vraag: Waarom wordt er nu geen feedback gegeven?

3 belangrijke voorwaarden om écht met elkaar in gesprek te gaan

Natuurlijk zijn er nog meer randvoorwaarden te bedenken die bijdragen aan het voeren van een waardevol gesprek: juiste timing, juiste setting, juiste toon enzovoort. Handige tips voor de uitvoering. Maar voordat we overgaan naar het trainen van de vaardigheid, zijn de volgende 3 stappen onmisbaar bij het inzetten van een duurzame verandering in de samenwerking.

1. Duidelijk krijgen wat er in de onderstroom speelt

Een verandering vindt plaats op de bovenstroom (structuur: missie, visie, strategie, procesinrichting) en de onderstroom (cultuur: gedragsverandering, emotionele aanpassing, groepsdynamica, communicatie enz.). Deze twee facetten bepalen voor een groot gedeelte het succes van een feedbacktraject. De bovenstroom is vaak een analytisch proces waarbij vooral onze denkkracht wordt ingezet. De onderstroom is de energie die niet te vatten is, maar wel voelbaar. Het zijn de onzichtbare gedragsregels en energetische krachten die aan het werk zijn zonder dat ze bewust gestuurd worden. Kortom, een magische plek waar de impact vaak van wordt onderschat.

Door alle collega’s in een verandering te betrekken ontstaat er inzicht in de verschillende perspectieven die binnen de organisatie leven. Wat wordt er niet gezegd? Waarom wordt er naar elkaar gewezen? Waarom word je niet (constructief) aangesproken? Door iedereen hierbij te betrekken, ontdekken we samen wat er speelt: wat hen (individueel en als groep) tegenhoudt om elkaar feedback te geven en of elkaar te helpen. Een kwetsbaar proces waar heel de organisatie bij betrokken is. Als de onzichtbare krachten in kaart zijn gebracht ontstaan er keuzemogelijkheden.

2. Regie pakken

Iedereen in de organisatie of in het team maakt deel uit van het geheel. Dat maakt ook dat iedereen een verantwoordelijkheid heeft. Blijven zeggen dat het onveilig is, verandert niets aan de situatie. Natuurlijk, een manager of directeur kan een groot verschil maken door bijvoorbeeld met compassie te luisteren of praktische zaken goed te regelen voor een team, maar uiteindelijk maak je zelf de keuze hoe je om gaat met een situatie.

Als je er voor kiest om het gesprek met je collega of leidinggevende pas aan te gaan als je een veilige omgeving ervaart, zal jij in ieder geval niet degene zijn die het patroon doorbreekt. Er is moed voor nodig om een gewoonte te doorbreken. Om dingen bespreekbaar te maken die normaal onder het tapijt worden geveegd. Door de regie te pakken en kenbaar te maken waar jij voor staat en waar je behoefte aan hebt, doe je niet alleen jezelf recht, maar ook je bijdrage aan het team en de organisatie.

3. Luisteren met compassie

Heb je net de moed verzameld om feedback te geven aan je directeur, krijg je de wind van voren. Dat is natuurlijk niet erg stimulerend. In het vervolg zal de stap om een goed gesprek te voeren met je directeur, nog groter worden óf je geeft het helemaal op. En dat is het begin van het einde.

De basisbehoefte van ieder mens is onder andere dat hij of zij gezien en gehoord wordt. Als kind hebben we allerlei strategieën bedacht om in deze behoefte te worden voorzien. De één wordt het zonnetje in huis, de ander heeft altijd wat en weer een ander schreeuwt de hele boel bij elkaar. Kinderen kiezen vaak niet bewust voor deze strategie, ze ontdekken gaandeweg wat het beste werkt om gezien en gehoord te worden. Als volwassene zetten we deze manieren nog steeds in. Misschien niet meer zo duidelijk, maar ze zijn er wel.

Luisteren met compassie is het mooiste geschenk wat je iemand kan geven. Zeker als diegene iets wil bespreken wat voor hem/haar niet makkelijk is. Het idee dat je gehoord en gezien wordt betekent dat je ertoe doet, dat je een plek hebt in het team, in de organisatie en zelfs op deze aarde.

Geschreven door: Susanne Amoraal