7 Tips voor het faciliteren van online meetings

Hoe online trainen verrassend effectief en leuk kan worden…

Sinds een paar maanden werken we thuis en vinden events, trainingen en meetings plaats vanaf een computerscherm. En dat is best even wennen! Toch hebben we ervaren dat online trainen verrassend effectief en leuk kan zijn. Zeker als je rekening houdt met een aantal factoren. Hieronder lees je onze 7 tips voor het faciliteren van online meetings, of het nou om een training gaat of het online begeleiden van een teammeeting.

1. Managen verwachtingen vooraf

Help jezelf als facilitator en manage verwachtingen van tevoren. Denk dan aan de inhoud van de online sessie, maar ook aan technologie. Communiceer welke technologie je gaat gebruiken en geef mensen de mogelijkheid om wat eerder aanwezig te zijn in de digitale meetingroom.

2. Werk met laptop in plaats van telefoon

Het is aan te raden om deelnemers te laten werken met een laptop in plaats van een telefoon. Naast dat het beeldscherm van een telefoon klein is, zit je achter een laptop vaak lekkerder.

3. Zoek een mede-facilitator

Als facilitator van een online meeting komt er best wat bij kijken. Zeker als je een interactieve sessie faciliteert met meer dan 10 personen. Als trainer of facilitator heb je de taak om dit goed te managen en dat kan best een uitdaging zijn. Je zou kunnen werken met een moderator of een co-facilitator; iemand die bijvoorbeeld vragen in de chat beantwoordt of die in de gaten houdt of iedereen nog aanwezig is.

4. Durf de interactie aan te gaan

Afhankelijk van de groepsgrootte kan het best een uitdaging zijn om in verbinding te blijven met elkaar. Durf de interactie aan te gaan. Spreek mensen aan en stel vragen als: wie herkent dit, wie heeft een voorbeeld, wie kan er iets over zeggen? En durf ook een rust moment te pakken of in een gesprek een stilte te laten vallen, net als in een ‘gewone’ meeting.

5. Zorg voor creatieve manieren om mensen betrokken te houden

Daarnaast kun je mensen betrokken houden door een juiste afwisseling tussen theorie en praktijk. Je kunt bijvoorbeeld een poll houden, de chatfunctie gebruiken en opdrachten geven, maar ook pauzes inlassen of energizers inzetten kan helpen om de balans erin te houden. Laat bijvoorbeeld iemand uit de groep zo snel mogelijk een voorwerp uit zijn kamer pakken en overige deelnemers zo snel mogelijk een vergelijkbaar voorwerp vinden. Mensen komen dan even in beweging en een stukje competitie maakt het leuker. Of laat mensen staand bewegen en alles los schudden met muziek erbij.

6. Maak gebruik van breakout-rooms

Een andere tip om mensen betrokken te houden (zeker als het om een grotere groep gaat) is om gebruik te maken van zogenaamde breakout-rooms. Zo kun je in Zoom in kleinere groepen uit elkaar gaan, om bijvoorbeeld een casus te bespreken. Als facilitator kun je aansluiten bij deze breakout-sessies. In de breakout-rooms kun je de resterende tijd aangeven, zodat de lengte van het overleg in de subgroepen beperkt blijft. Een erg leuke en nuttige manier om online met elkaar in gesprek te blijven tijdens een meeting met een grote groep.